Quais documentos guardar e por quanto tempo?

Guardar papel é inevitável e o volume de pastas e de arquivo acaba aumentando à medida que o tempo passa. Para não se perder em pilhas de papel, é preciso que a documentação esteja organizada e etiquetada. Depois da organização, o próximo passo é arquivar os papéis em pastas adequadas. Preparamos uma lista com os prazos de armazenamento de diferentes documentos com informações do Senado Federal. Confira:

Durante a vigência do contrato
– Consórcios: comprovantes da quitação das parcelas devem ser guardados até o término do consórcio e a liberação do bem. Declarações devem ser guardadas até o encerramento das operações financeiras do grupo.
– Crédito imobiliário: os recibos devem ser mantidos até que a quitação do pagamento do bem seja oficializada e ele seja liberado.
– Plano/convênio: o contrato e as declarações referentes a pelo menos um ano antes do último reajuste devem ser guardados por todo o período de contratação.
– Automóvel: o certificado de compra e venda deve permanecer com o proprietário até que o veículo seja vendido ou trocado. O novo proprietário tem no máximo 30 dias para fazer a transferência do veículo.
– Contratos em geral: precisam ser conservados até que o vínculo entre as partes seja desfeito.
– Carnê do INSS: profissionais autônomos devem guardar os carnês até o pedido do benefício da aposentadoria.
– Imóveis: proposta, contrato de compra e venda e recibos de quitação devem ser guardados até a escritura ser lavrada e registrada no cartório de registro de imóveis. Se a compra for feita por contratos entre particulares, é importante consultar um advogado para saber o prazo.

5 anos
Este é o prazo de prescrição da cobrança de taxas previsto no Código Civil e também da Receita Federal. Guarde por cinco anos, contados do primeiro dia útil do ano seguinte ao do pagamento, os seguintes documentos:
– Imposto de Renda.
– Comprovantes de entrega da declaração no banco, comprovantes de aplicações, recibos médicos e escolares e outros documentos que permitiram deduções no Imposto de Renda.
– IPTU (Imposto Predial e Territorial Urbano).
– IPVA (Imposto sobre a Propriedade de Veículos Automotores).
– Outros impostos.
– Água, luz, telefone e gás.
– Recibos de condomínio.
– Fatura de cartão de crédito com compras parceladas.
– Comprovante de pagamento de empregados urbanos.
– Comprovantes de pagamento a profissionais liberais (médicos, advogados, peritos, dentistas e outros).
– Contracheque.
– Seguros contratados a crédito.

3 anos
– Recibos de quitação de aluguéis.
– Contrato de locação (depois de desocupar o imóvel).

2 anos
– Comprovantes de pagamento de financiamento. Após o pagamento de todas as prestações e a desalienação do bem, é preciso pedir à empresa um comprovante de quitação que precisa ficar guardado por, pelo menos, dois anos.
– Comprovante de quitação do bem, solicitado após o pagamento de todas as prestações e a sua desalienação.
– Recibos de compras quitadas não usados para deduções no Imposto de Renda.
– Comprovantes de pagamento de multas.
– Comprovante de pagamento de empregados rurais.
– Comprovantes de mensalidade escolar, se não forem usados para desconto no Imposto de Renda. Caso sejam utilizados para esse fim, deverão ser mantidos por cinco anos.

1 ano
– Faturas de cartão de crédito, se não tiverem compra parcelada. Neste caso, o prazo vai para 5 anos.
– Licenciamento e pagamento do seguro obrigatório.
– Seguros: após o término do contrato em vigor, guardar a proposta, a apólice e as declarações de pagamento por um ano. Se o seguro for contratado a crédito, o prazo será de cinco anos.
– Comprovante de pagamento de hotel, pensão ou albergue.
6 meses
Comprovantes dos pagamentos feitos no cartão de crédito.

90 dias
– Notas fiscais e garantia de produtos e serviços duráveis (ou enquanto durar a garantia legal). Para bens de maior valor, guardar a nota fiscal durante a vida útil do produto pode evitar maiores problemas relacionados a reclamações com o fabricante.

30 dias
– Notas fiscais e garantia de produtos e serviços não duráveis (alimentos, por exemplo).

Se não houver espaço suficiente para guardar todos esses documentos na empresa ou em casa, o self storage pode ser uma ótima opção de espaço extra.